Przy odpowiednim podziale dnia łatwiej wykonuje się poszczególne zadania, gdy ich harmonogram jest uporządkowany. Planując dzień warto przewidzieć czas na tzw. pracę głęboką, w czasie której nie odbieramy telefonów, nie sprawdzamy maili i nie prowadzimy żadnych rozmów. Pracując bez „rozpraszaczy” znacznie lepiej wykorzystamy nasze skupienie i szybciej wykonamy konkretne zadanie.
Z zarządzaniem czasem wiąże się także ustalenie odpowiedniej przestrzeni czasowej na oddzwanianie do klientów i odpisywanie na ich maile. Jeśli pracujemy koncepcyjnie lub musimy skupić się na działaniach przed rozprawą i w jej trakcie, dobrze jest wyznaczyć sobie jedną godzinę w ciągu dnia, gdy odpowiadamy po kolei na wszystkie nieodebrane telefony i maile. To zapewni nam wolną głowę na dalsze działania, a naszym klientom pozwoli na kontakt, który dostarcza im poczucia bezpieczeństwa. W swojej pracy staram się zawsze oddzwonić do klienta w ciągu 24 godzin. Jeśli kończę działania danego dnia o późnej godzinie oddzwaniam następnego dnia roboczego. Podobnie w przypadku wiadomości mailowych – zazwyczaj na maile odpowiadam szybko, udzielając od razu konkretnej odpowiedzi lub informując, że wiadomość dotarła i wskazując kiedy zostanie udzielona odpowiedź na dane zapytanie.
A Ty – czy organizujesz sobie przestrzeń na niezakłóconą pracę? Jak szybko reagujesz na nieodebrane maile i telefony?