Kancelaria 2.0

W budowaniu relacji z klientami i pracownikami jedną z najważniejszych, a ośmielę się nawet powiedzieć, że z mojego punktu widzenia najważniejszą kwestią jaką należy się zająć jest świadome używanie języka i precyzyjne komunikowanie z innymi ludźmi. Choć każdy z nas posługuje się językiem polskim i robi to stosunkowo nieźle zarówno w mowie, jaki w piśmie, to jednak sposób w jaki używamy języka ciągle pozostawia wiele do życzenia. Ma to znaczenie o tyle istotne, że dzięki zmianie stosunkowo prostych nawyków językowych możemy znacząco profitować, a także zmieniać odbiór nas przez klientów i współpracowników. Zwiększenie umiejętności językowych znacząco wpływa na umiejętność budowania argumentacji, sztukę perswazji i wzbudzanie zaufania u odbiorców.

Będąc profesjonalistami chcemy być postrzegani przez otoczenie jako eksperci. Aby tak było język, którym się posługujemy winien być językiem eksperckim. Na co warto w tym kontekście szczególnie zwrócić uwagę? Na wiarygodność przekazywanych przez nas informacji i na sposób ich przekazywania. Słuchając uważnie otoczenia, ale też pewnie również i siebie z łatwością dostrzeżemy podstawowe błędy. Warto się na nich przyłapywać i świadomie zmieniać je na dobre wzorce.

Skupiając się na komunikacji odnotowałam całą listę sformułowań, które warto wyeliminować ze swojego codziennego słownika.

Jakie błędy w komunikacji pełnomocników rażą Cię najbardziej?

Obowiązek podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych i nieustannego szkolenia wynika wprost z regulacji obowiązujących adwokatów i radców prawnych. Warto jednak do tego tematu podejść na poważnie – wybierając takie szkolenia i warsztaty, które faktycznie zwiększą nasze umiejętności, albo wiedzę praktyczną, a nie tylko pozwolą na odhaczenie kolejnych godzin szkoleniowych i wykazanie się punktami niezbędnymi w sprawozdaniu z wykonania obowiązku doskonalenia zawodowego.

Wszelkie wykłady i szkolenia związane z wiedzą merytoryczną są w naszej pracy niemal niezbędne. Nieustannie zmieniające się prawo, ciągłe nowelizacje ustaw już obowiązujących, a do tego szereg nowych ustaw i innych aktów prawnych niejako wymusza na nas konieczność stałego uzupełniania wiedzy i dbania o to, aby ciągle być na bieżąco. Takie szkolenia są więc konieczne i pozwalają nadążyć za zmieniającymi się przepisami i orzecznictwem. Interesując się konkretnym zagadnieniem warto również zgłębić je w ramach studiów podyplomowych – ustalając wcześniej, który ośrodek przoduje w danej dziedzinie. Sama do dziś ukończyłam trzy kierunki studiów podyplomowych i z każdych skorzystałam w pracy zawodowej (choć oczywiście w większym lub mniejszym stopniu). Obecnie szereg szkoleń i studiów podyplomowych można również odbyć zdalnie stąd odległość nie stanowi już żadnej przeszkody.

Analizując pod kątem zawodowym przydatność szkoleń warto zwrócić także uwagę na dziedziny pozaprawne – np. ekonomię, finanse, zarządzanie. Warto odbyć szkolenie z mediacji, czy z alternatywnych metod rozwiązywania sporów. Wreszcie, warto rozejrzeć się po konferencjach naukowych (również studenckich), które często są bezpłatne, a prezentują wysoki poziom merytoryczny.

Niezależnie od „twardej” wiedzy merytorycznej konieczne jest również zadbanie o wykształcenie w sobie, a potem rozwój umiejętności miękkich – takich jak umiejętność aktywnego słuchania, precyzyjnej komunikacji, czy prowadzenia negocjacji zarówno z klientami, jak i w ich imieniu. Społeczeństwo oczekuje od prawników tych umiejętności będąc niejako przekonanym, że wraz z dyplomem magistra, albo najpóźniej ze zdanym egzaminem zawodowym nabywamy sprawność językową, erudycję i umiejętność przekonywania oraz umiejętności negocjacyjne. W praktyce jednak, gdy umiejętności te nie są wpajane na żadnym poziomie edukacji, sami musimy zadbać o nie jak najszybciej, pilnując przy tym praktycznego wymiaru warsztatów i szkoleń, w których bierzemy udział.

Na rynku dostępny jest cały zasób szkoleń o mądrze brzmiących nazwach, kończących się kolorowym certyfikatem, dobrze opracowanym graficznie. Cóż z tego, gdy w ramach tychże szkoleń możesz dowiedzieć się nie więcej niż z pierwszej z brzegu książki o negocjacjach (na przeczytanie której poświęcisz zresztą znacznie mniej czasu i pieniędzy). Wybierając odpowiednie szkolenie zweryfikuj więc najpierw jego praktyczny wymiar, sprawdź czy prowadzący opierają się na autentycznych przykładach i czy dbają o część praktyczną zajęć – tu bowiem potrzeba umiejętności, a nie wiedzy, więc czysta teoria i ładnie brzmiące formułki na nic się nie zdadzą. W przeciwnym razie stracić możesz nie tylko pieniądze, ale i czas – a tego już nie odzyskasz.

Praktyczne poznanie i rozwinięcie umiejętności komunikacyjnych, w tym budowanie relacji z bardzo różnymi ludźmi, negocjowanie, czy umiejętne przekonywanie do swoich racji to elementy kluczowe dla osiągnięcia sukcesu kancelarii i dalszego jej rozwoju. Warto więc na ten aspekt położyć szczególny nacisk planując swój rozwój i karierę zawodową, warto też poświęcić mu odpowiednio dużo czasu i energii, ponieważ rezultaty tych działań będą widoczne na długo po wdrożeniu w nasze działanie konkretnych sposobów komunikacji i rozwiązań.

A w jakie szkolenia Ty inwestujesz?
W co według Ciebie warto zainwestować?

Na co zwracasz uwagę przygotowując mowę końcową? 🤔

Ubiegły tydzień zakończyłam wygraną w bardzo trudnej i ważnej dla klienta sprawie.💪 Zanim jednak zapadł tak wyczekiwany wyrok przyszedł jak zwykle czas na mowy końcowe. Tym razem ten moment nieco mnie zaskoczył. 👀

Po wywiedzeniu stanowiska w imieniu mojego klienta, pełnomocnik pozwanego swoją mowę… odczytał z kartki.🙄 Pełnomocnik obecny na każdej wcześniejszej rozprawie, starszy wiekiem, doświadczeniem i tytułem naukowym.🤔 Cały czar argumentacji prysł.

Nawet najlepsza mowa jeśli jest odczytywana znacznie traci na odbiorze. Jak zatem przygotować się do mowy końcowej, która nie tylko wzbudzi zainteresowanie, ale i skłoni do refleksji nad rozstrzygnięciem sprawy?💡💡💡

Siedem zasad, o których należy pamiętać przygotowując mowę końcową:

1) Kluczowa jest dobra znajomość akt, w szczególności najważniejszych dokumentów i protokołów z poszczególnych rozpraw 📚📒📓

2) Warto w punktach odnotować najważniejsze kwestie, które chcemy poruszyć i cytaty z poszczególnych zeznań lub z orzecznictwa 📃

3) Mowa powinna być wcześniej przez nas przygotowana i przećwiczona (najlepiej na głos) 🔊

4) Wypowiedź nie powinna być zbyt długa, ale ważne, aby poruszała najważniejsze zagadnienia i zaciekawiała odbiorcę 🧐

5) Ustrukturyzowanie i uporządkowanie argumentów ułatwia odbiorcom zrozumienie co chcemy powiedzieć 📊

6) Kwestie najważniejsze mówimy na początku – z czasem bowiem uwaga odbiorców się rozluźnia i ryzykujemy, że nie wychwycą kwestii z naszego punktu widzenia najważniejszych – korzystajmy ze struktury amerykańskiego newsa 📰

7) Mowa końcowa, jak sama nazwa wskazuje winna zostać wypowiedziana – nasza wypowiedź (nawet jeśli nie jest idealna), jest znacznie przyjemniejsza w odbiorze niż najlepszy nawet odczyt 🎤🔊🔔

A Ty?
Na co zwracasz uwagę przygotowując mowę końcową?
Zdarza Ci się ćwiczyć wcześniej czy idziesz na żywioł?

Wielu z Was o to pytało, więc dziś temat pilny i niezwykle potrzebny – jak spośród różnych możliwości wybrać właściwe narzędzie do wideokonferencji?

Spotkania z klientami, mediacje i negocjacje wszelkiego rodzaju wymagają zachowania szczególnej poufności, co dla każdego adwokata jest kwestią oczywistą. Aspekty bezpieczeństwa i konieczności, a czasem też wygody decydują o tym, że coraz częściej korzystamy z możliwości spotkań online. Jak jednak z morza dostępnych programów i aplikacji do wideokonferencji wybrać tą właściwą, która będzie odpowiadać nie tylko nam, ale przede wszystkim naszym klientom?

Osobiście w tym roku w poszukiwaniu idealnego narzędzia testowałam:
✅Zoom
✅MS Teams
✅Cisco Webex
✅Skype
✅Messenger
✅Whereby

Po wnikliwych testach i dogłębnych analizach w moim przypadku bezkonkurencyjny okazał się Whereby ❤️ Co o tym zadecydowało? Argumentów jest całe mnóstwo:
1) Whereby jest narzędziem firmy europejskiej – w pełni zgodnym z RODO
2) Szyfrowanie w czasie spotkań do 4 osób odbywa się end-to-end, a w czasie liczniejszych spotkań przez serwery firmy, dane nie są przekazywane poza UE
3) Uczestnik spotkania nie musi niczego na swoim urządzeniu ściągać, ani instalować
4) Nie ma ograniczeń co do czasu trwania spotkania
5) Gospodarz spotkania otwiera i zamyka „pokój”, dzięki czemu nie ma ryzyka, że w trakcie spotkania pojawi się nieproszony gość
6) Adres „pokoju” jest stały i – w zależności, jak sami go ustalimy – bardzo łatwy do zapamiętania
7) Do korzystania z programu potrzebny jest tylko internet i urządzenie z kamerką
8) W bardzo prosty sposób możliwe jest wyświetlenie dokumentu i jego edycja w czasie rzeczywistym na oczach uczestników spotkania

A Ty?
Jakiego narzędzia używasz do wideokonferencji?
Kto i co decyduje o tym, że akurat z danego narzędzia korzystasz?

Od jakiegoś czasu przyglądam się działaniom swoim i zaprzyjaźnionych kancelarii, obserwując motywy jakimi się kierujemy podejmując decyzje o kierunku rozwoju swojej wiedzy lub umiejętności. Czasem są to zaplanowane działania, czasem wynikają one ze spontanicznej inspiracji, a jeszcze innym razem z potrzeby klienta, albo z własnej frustracji wynikającej z niezadowalających rezultatów.

Chaotyczne wybieranie kursów i szkoleń, albo odsłuchiwanie wykładów „z przypadku” tylko po to, aby zebrać odpowiednią ilość punktów szkoleniowych nie jest dobrym rozwiązaniem – choć i tak lepszym, niż bierne trwanie w zmieniającej się rzeczywistości. Warto zastanowić się i uświadomić, jaka konkretnie wiedza i jakie umiejętności na tym etapie pracy mogą zrobić największą różnicę. Zastanawiasz się nad tym czasem?

Od dawna działam w przekonaniu, że aby być skutecznym w branży prawniczej konieczne jest nie tylko nieustanne szkolenie i rozwój wiedzy merytorycznej, ale też ciągłe podnoszenie umiejętności komunikacyjnych, argumentacyjnych i negocjacyjnych. To wymaga szczerości z samym sobą, pokonywania dyskomfortu i stałego przesuwania granic własnych możliwości.

A Ty? Jak często podejmujesz działania dla rozwoju kancelarii? Czy robisz to w przemyślany, zaplanowany sposób, czy tez spontanicznie korzystasz ze sposobności, które się akurat pojawiają? A może działasz zachowawczo unikając jakichkolwiek zmian?Czym się kierujesz dokonując wyboru konkretnych zajęć, szkoleń, warsztatów? Co wpływa na Twój wybór konkretnego obszaru samodoskonalenia?

Dotychczasowe doświadczenia prywatne i zawodowe nauczyły mnie, że jeśli czegoś nam w życiu brakuje to trzeba ten brak samemu szybko uzupełnić.

W toku edukacji prawniczej zdecydowanie zbyt mało czasu poświęca się umiejętnościom komunikacyjnym i negocjacyjnym. Prowadząc kancelarię często więc błądzimy po omacku ucząc się na swoich błędach i szybciej lub wolniej wyciągając wnioski. Czas to zmienić!

Bazując na doświadczeniach i wyzwaniach związanych z budowaniem m.in. mojej kancelarii, ale także na doświadczeniu zawodowym międzynarodowego trenera i konsultanta biznesowego Alex Barszczewski stworzyliśmy autorskie warsztaty dla branży prawniczej. Po wielu rozmowach, konsultacjach i próbach, ale zwłaszcza po rezultatach mojej kancelarii mam pewność, że umiejętności, których w niej uczymy decydują o sukcesie w branży prawniczej.

Do zobaczenia w Klinice Negocjacji!

Przy odpowiednim podziale dnia łatwiej wykonuje się poszczególne zadania, gdy ich harmonogram jest uporządkowany. Planując dzień warto przewidzieć czas na tzw. pracę głęboką, w czasie której nie odbieramy telefonów, nie sprawdzamy maili i nie prowadzimy żadnych rozmów. Pracując bez „rozpraszaczy” znacznie lepiej wykorzystamy nasze skupienie i szybciej wykonamy konkretne zadanie.

Z zarządzaniem czasem wiąże się także ustalenie odpowiedniej przestrzeni czasowej na oddzwanianie do klientów i odpisywanie na ich maile. Jeśli pracujemy koncepcyjnie lub musimy skupić się na działaniach przed rozprawą i w jej trakcie, dobrze jest wyznaczyć sobie jedną godzinę w ciągu dnia, gdy odpowiadamy po kolei na wszystkie nieodebrane telefony i maile. To zapewni nam wolną głowę na dalsze działania, a naszym klientom pozwoli na kontakt, który dostarcza im poczucia bezpieczeństwa. W swojej pracy staram się zawsze oddzwonić do klienta w ciągu 24 godzin. Jeśli kończę działania danego dnia o późnej godzinie oddzwaniam następnego dnia roboczego. Podobnie w przypadku wiadomości mailowych – zazwyczaj na maile odpowiadam szybko, udzielając od razu konkretnej odpowiedzi lub informując, że wiadomość dotarła i wskazując kiedy zostanie udzielona odpowiedź na dane zapytanie.

A Ty – czy organizujesz sobie przestrzeń na niezakłóconą pracę? Jak szybko reagujesz na nieodebrane maile i telefony?

Dziś zapraszam Was do zapoznania się z krótkim materiałem video, w którym z jednej strony zdradzam jak wyglądały moje początki, a z drugiej dzielę się informacjami o projekcie powstałym między innymi na bazie doświadczeń ostatnich lat i wyzwań z jakimi wszyscy się mierzymy.

Rozstrzygając, co jest istotne w budowaniu własnej kancelarii adwokackiej często wskazuje się na specjalizację, albo budowanie wizerunku w internecie. Po części w wyniku obserwacji i przemyśleń, a po części w drodze retrospekcji moje wnioski są jednak inne.

I tak – elementy kluczowe to:
1) umiejętność budowania relacji z bardzo różnymi ludźmi
2) umiejętność wzbudzenia zaufania
3) umiejętność budowania argumentacji i skutecznego przekonywania
4) dobre umiejętności negocjowania – zarówno z klientami, jak i w ich imieniu

A według Ciebie – co decyduje o sukcesie w branży prawniczej?

Na dzisiejszej rozprawie usłyszałam, że w obecnej sytuacji kolejny termin odbędzie się online. Wygląda na to, że kolejne miesiące będą sprzyjać tego typu rozwiązaniom.

O co warto zadbać zarówno w trakcie rozprawy online, jak i wideokonferencji z klientem?

Moja podstawowa checklista poniżej:

• sprawny sprzęt z działającą aplikacją, na której odbywa się spotkanie – obowiązkowo przetestowany wcześniej zarówno samemu, jak i ze współpracownikiem/przyjacielem
• szybkie, stałe łącze – nic nie zaburza spotkania bardziej niż przerywające się połączenie
• mikrofon i słuchawki – bez tego sprzętu często u rozmówcy słychać pogłos i inne szumy, zestaw mikrofon + słuchawki pozwala wyeliminować szumy z otoczenia, eliminuje podwójny odbiór dźwięku i umożliwia nam dobrą słyszalność, im lepsze słuchawki z mikrofonem tym lepsza jakość dźwięku dlatego warto zainwestować w coś więcej niż słuchawki załączane w zestawie z telefonem komórkowym (acz i te są lepsze niż zupełny brak mikrofonu i słuchawek)
• oświetlenie – ważne, aby źródło światła (naturalne lub sztuczne) znajdowało się naprzeciwko nas, w sytuacji, gdy światło jest za nami rozmówca nie widzi nas wyraźnie, to wygląda mocno nieprofesjonalnie i nie wzbudza zaufania
• kamera – kamera powinna znajdować się na linii naszego wzroku, jeśli w naszym laptopie nie ma takiej możliwości warto skorzystać z kamery zewnętrznej
• pomieszczenie – ważne, aby w trakcie wideokonferencji nikt nam nie przeszkadzał, rozmowy, czy pytania kierowane do nas lub do osób obok nas sygnalizują, że nie jesteśmy uważni i w pełni skupieni na drugiej stronie, pomieszczenie, w którym rozmawiamy powinno być zamknięte
• wyciszony telefon komórkowy – przychodzące połączenia lub smsy rozpraszają uwagę zarówno naszą, jak i naszego rozmówcy, świadczą o braku szacunku i mocno utrudniają skupienie
• notatki, woda, elementy dodatkowe – przed rozpoczęciem spotkania na stole powinien znaleźć się notatnik, długopis, szklanka z wodą lub kawą, a także inne rzeczy (np. akta), które mogą być nam pomocne w danej, konkretnej sprawie, przestrzeń powinna być zorganizowana tak, abyśmy w trakcie spotkania nie musieli go przerywać po to by wstać po przedmioty, o których nie pomyśleliśmy wcześniej.

A Ty – na co zwracasz uwagę przed wideokonferencją?

Niezawodność.
Klient, który powierza adwokatowi prowadzenie sprawy oczekuje nie tylko wsparcia prawnego, ale też poczucia bezpieczeństwa. Niezawodność jest jednym z elementów, które to poczucie bezpieczeństwa zapewnia.

Dlatego jeśli mam gdzieś być – nie ma możliwości, że się spóźnię lub nie dotrę, bo coś wydarzy się po drodze. Nie ma opcji, że zatrzymają mnie korki, wypadek, nieprzewidziane roboty drogowe.

W przypadku porannych rozpraw w miastach znacznie oddalonych od Krakowa na miejscu jestem zawsze dzień wcześniej. A rano wyspana i zmotywowana jestem zawsze na czas. Dzięki temu zapewniam sobie pełne skupienie i spokojną głowę, a klientowi – poczucie bezpieczeństwa.

Dziś w drodze do Warszawy, bo jutro działamy!

A Ty jak planujesz podróż przed ważnymi rozprawami?