Na dzisiejszej rozprawie usłyszałam, że w obecnej sytuacji kolejny termin odbędzie się online. Wygląda na to, że kolejne miesiące będą sprzyjać tego typu rozwiązaniom.
O co warto zadbać zarówno w trakcie rozprawy online, jak i wideokonferencji z klientem?
Moja podstawowa checklista poniżej:
- sprawny sprzęt z działającą aplikacją, na której odbywa się spotkanie – obowiązkowo przetestowany wcześniej zarówno samemu, jak i ze współpracownikiem/przyjacielem
- szybkie, stałe łącze – nic nie zaburza spotkania bardziej niż przerywające się połączenie
- mikrofon i słuchawki – bez tego sprzętu często u rozmówcy słychać pogłos i inne szumy, zestaw mikrofon + słuchawki pozwala wyeliminować szumy z otoczenia, eliminuje podwójny odbiór dźwięku i umożliwia nam dobrą słyszalność, im lepsze słuchawki z mikrofonem tym lepsza jakość dźwięku dlatego warto zainwestować w coś więcej niż słuchawki załączane w zestawie z telefonem komórkowym (acz i te są lepsze niż zupełny brak mikrofonu i słuchawek)
- oświetlenie – ważne, aby źródło światła (naturalne lub sztuczne) znajdowało się naprzeciwko nas, w sytuacji, gdy światło jest za nami rozmówca nie widzi nas wyraźnie, to wygląda mocno nieprofesjonalnie i nie wzbudza zaufania
- kamera – kamera powinna znajdować się na linii naszego wzroku, jeśli w naszym laptopie nie ma takiej możliwości warto skorzystać z kamery zewnętrznej
- pomieszczenie – ważne, aby w trakcie wideokonferencji nikt nam nie przeszkadzał, rozmowy, czy pytania kierowane do nas lub do osób obok nas sygnalizują, że nie jesteśmy uważni i w pełni skupieni na drugiej stronie, pomieszczenie, w którym rozmawiamy powinno być zamknięte
- wyciszony telefon komórkowy – przychodzące połączenia lub smsy rozpraszają uwagę zarówno naszą, jak i naszego rozmówcy, świadczą o braku szacunku i mocno utrudniają skupienie
- notatki, woda, elementy dodatkowe – przed rozpoczęciem spotkania na stole powinien znaleźć się notatnik, długopis, szklanka z wodą lub kawą, a także inne rzeczy (np. akta), które mogą być nam pomocne w danej, konkretnej sprawie, przestrzeń powinna być zorganizowana tak, abyśmy w trakcie spotkania nie musieli go przerywać po to by wstać po przedmioty, o których nie pomyśleliśmy wcześniej.
A Ty – na co zwracasz uwagę przed wideokonferencją?