Jak poprowadzić pierwszą rozmowę z klientem?
Dobre spotkanie z klientem zaczyna się już od ustalenia terminu.
1) W sposób jednoznaczny ustal czas i miejsce spotkania, poinformuj o rozliczeniu Po ustaleniu terminu wyślij SMS, w którym potwierdzisz ustalenia, datę i godzinę spotkania oraz adres kancelarii. Wskaż kwotę za konsultację i informację jakie są formy płatności.
2) Bądź zawsze na czas Jeśli możesz się spóźnić poinformuj o tym bezpośrednio klienta, albo pracowników kancelarii i zapewnij możliwość poczekania w komfortowych warunkach.
3) Bądź życzliwy Zacznij od życzliwej wymiany zdań. Dla wielu osób, szczególnie klientów indywidualnych kontakt z adwokatem jest sytuacją mocno stresującą. Odrobina życzliwości i uśmiech na początek jest zawsze dobrym pomysłem.
4) Przygotuj się do spotkania Przygotowanie do spotkania ma dwa aspekty: merytoryczny – poznając wcześniej przedmiot spotkania możesz się do niego przygotować, odświeżyć sobie przepisy i orzecznictwo, formalny – wyłącz dźwięk w telefonie, zadbaj o to by nikt i nic nie przeszkadzało w spotkaniu i by cała Twoja uwaga skupiona była na kliencie.
5) Przygotuj dobre otwarcie rozmowy Unikam pytania klientów z czym mają problem (bo może to nie problem, a wyzwanie), nie pytam też w czym mogę pomóc (bo może klient nie potrzebuje pomocy a wsparcia). Dobrym otwarciem jest na początku rozmowy pytanie: „Co mogę dla pani/pana zrobić?”.
6) Uprzedź o planowanym czasie spotkania Na początku zakomunikuj klientowi jak to spotkanie będzie przebiegało i jakie ramy czasowe są przewidziane. Pozwoli Ci to odpowiednio nawigować rozmową i skupić się na konkretach.
7) Aktywnie słuchaj W każdej rozmowie istotne jest aktywne słuchanie, o nim mówiliśmy już wcześniej, więc sprawdź poprzednie posty. Pamiętaj o zadawaniu dobrych pytań, parafrazowaniu, przytakiwaniu i komunikacji niewerbalnej.
😎 Podsumowanie – ustal kto co ma zrobić i kiedy Na końcu podsumuj rozmowę i dokonane ustalenia. Powiedz jednoznacznie jakie są kolejne kroki: kto, co i kiedy ma zrobić. Upewnij się, że klient Cię dobrze zrozumiał i w razie potrzeby ustal czy ma jeszcze jakieś pytania.
O czym wg Ciebie warto pamiętać, aby pierwsze spotkanie z klientem nie było tym ostatnim?