Kancelaria 2.0

Ach, co to był za rok!

W telegraficznym skrócie:

➡️ mijający rok to nowi klienci i nowe wyzwania, więcej biznesu – negocjacji umów, działania z rezultatami tu i teraz 🔥

➡️ na sali sądowej wciąż nie brak mi niespodzianek i zwrotów akcji ⚖

➡️ wydałam książkę „Kancelaria 2.0”, której entuzjastyczne przyjęcie bardzo mnie zaskoczyło! Ba! Jedna z Izb Adwokackich zakupiła ją także dla swoich świeżo zaślubowanych adwokatów ❤💚❤ Książkę można dostać zarówno w sklepie internetowym (link w bio), jak i w księgarniach stacjonarnych w Warszawie i Lublinie 🎉

➡️ w ostatnich dniach wydałam „Usługi profesjonalne” – książkę dostępną zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej w sklepie internetowym (link w bio), a w papierze stacjonarnie również w Warszawie 🎉

➡️ celebrowałam piąte urodziny kancelarii i niezmiennie każdy miesiąc na plus – rozwojowo, rezultatowo i finansowo (!)🎂🥂🍾

➡️ zakończyłam współprace, które pozbawiały mnie radości z wykonywanego zawodu 🔚

➡️ poprowadziłam szkolenie dla adwokatów i aplikantów mojej Izby, co było chyba największym dotąd wyjściem ze strefy komfortu 😱

➡️ rozpoczęłam kolejne studia podyplomowe 📖

➡️ dałam się namówić na kilka gościnnych występów na Youtube 🎥

➡️ przeczytałam mnóstwo książek i już zabieram się za kolejne 📚

➡️ zobaczyłam Wenecję, Turcję i Sycylię ✈

➡️ doświadczyłam żałoby i tęsknoty zupełnie nowego rodzaju ⛔

Czego nie zrobiłam:

❌nie uporządkowałam mediów społecznościowych – wciąż brak w nich regularności, ładu i składu

❌nie dokończyłam doktoratu

❌nie zdążyłam powiedzieć słów, na które dziś już jest za późno

2021 to rok pełen zmian.
Rok pełen rzeczy i emocji doświadczanych po raz pierwszy.

A jaki dla Ciebie był 2021 rok?

W relacjach z klientami kluczowe jest ustalenie w sposób jednoznaczny zasad współpracy i unikanie nieporozumień lub niedopowiedzeń.

Zminimalizuj możliwości nieporozumienia w następujących obszarach:

➡️Zasady współpracy

⚠️Usługi prawnicze są odpłatne – za swoją pracę pobierasz wynagrodzenie, nie zawsze jest to oczywiste dla klienta, umawiając się z nim na spotkanie lub udzielenie konsultacji podaj kwotę, na którą klient musi się przygotować, jeśli nie wiesz ile zajmie spotkanie podaj stawkę godzinową ⚠️Umowa o prowadzenie sprawy – daj klientowi czas na jej przeczytanie, zadbaj, żeby stopień skomplikowania umowy nie wymagał konieczności skonsultowania jej z jeszcze jednym prawnikiem – umowa na jedną lub dwie strony też może być ok ⚠️Ustal i potwierdź czas i miejsce spotkania – po umówieniu spotkania warto wysłać krótkiego smsa lub maila z potwierdzeniem ustaleń, np. „Zapraszam do kancelarii w dniu 17.12.2021r. (piątek) na godz. 15:00, adres: ul. …w… Koszt konsultacji: … zł, płatność tylko gotówką. Pozdrawiam, adw. XYZ”

➡️Zasady kontaktu

⚠️Ustal kto i kiedy będzie się kontaktował – ustal z klientem kto ma zainicjować następny kontakt (klient czy Ty), w jakiej formie i kiedy ten kontakt ma się odbyć ⚠️Precyzyjnie określaj czas i miejsce spotkania np. przed rozprawą – powiedz klientowi, w którym miejscu dokładnie się spotykacie i o której godzinie, wytłumacz klientowi jak dotrzeć na miejsce, bądź na czas ⚠️Potwierdzaj mailowo ustalenia dotyczące współpracy – zarówno po spotkaniu, jak i po rozmowie telefonicznej mailowe potwierdzenie pozwala wyeliminować ewentualne nieporozumienie

➡️Zasady rozliczenia

⚠️Wytłumacz za co dokładnie klient płaci – koniecznie wyjaśnij, co do dokładnie obejmuje wynagrodzenie, jaki zakres sprawy, jaki czas, ile rozpraw, itp., wskaż dokładnie jakie kwestie podlegają dodatkowemu rozliczeniu ⚠️Konsumentowi podawaj kwoty brutto – klient musi wiedzieć ile dokładnie ma zapłacić ⚠️Jednoznacznie ustalaj termin i formę płatności – nie akceptuj milcząco jednostronnych zmian umowy

O czym jeszcze wg Ciebie warto pamiętać?

W tym roku grudzień jest spokojniejszy niż zwykle, ale wciąż jeszcze w kalendarzu mieści się:

🗓 wyjazd na kilka dni

🗓 złapanie dystansu i perspektywy

🗓 powiększenie zespołu kancelarii o nową osobę

🗓 wigilia kancelaryjna i przedświąteczne spotkania z przyjaciółmi

🗓 11 rozpraw

🗓 kończenie niektórych spraw i nabieranie apetytu na nowe

🗓 premiera mojej nowej książki

🗓 urodziny Męża

Taka perspektywa końca 2021.
A jak u Ciebie?

Zastanawiasz się czasem jaki sposób rozliczenia będzie z klientem najsensowniejszy? Czy bierzesz pod uwagę, który sposób będzie najłatwiejszy do zaakceptowania przez Twojego klienta?

Zazwyczaj stosowane to sposoby rozliczenia to:

• 💰Rozliczenie ryczałtowe
• 💰Rozliczenie godzinowe
• 💰Rozliczenie ryczałtowo-godzinowe

↪Jeśli ustalasz ryczałt to pamiętaj, żeby dokładnie określić co się w nim mieści, a co już wykracza poza ustaloną kwotę. Nie zapomnij wbudować w nim pewne zastrzeżenia – np. „2.000 zł w tym 3 pisma procesowe i 2 rozprawy”, albo „1.000 zł w tym przygotowanie umowy i jedna godzina na omówienie zmian i wprowadzenie poprawek” albo „3.000 zł w tym prowadzenie sprawy i pisma procesowe, a każda rozprawa rozliczana jest dodatkowo”

↪Przy rozliczeniu godzinowym określ dokładnie stawkę godzinową, koniecznie stwórz też klientowi możliwość bieżącego śledzenia ilości godzin przepracowanych nad jego sprawą. Przy rozliczeniu godzinowym ustal sposób ich rozliczania – np. czy godziny rozliczane są na koniec miesiąca, czy klient wykupuje np. pakiet godzin, który ma do wykorzystania w określonym czasie (np. do końca kwartału lub do końca roku).

↪Ustalając rozliczenie ryczałtowo-godzinowe pamiętaj o wszystkich wcześniejszych zastrzeżeniach. Ustal co dokładnie wchodzi w zakres ryczałtu i od którego momentu rozliczenie dokonywane będzie wg stawki godzinowej.

Ważne, żeby rozliczenie z Tobą było jasne, przejrzyste i zrozumiałe dla klienta! Im więcej niepewności tym większy opór klienta przed konkretnym modelem rozliczenia.

➡️Ustal dokładnie termin płatności: doprecyzuj czy płatność ma być z góry, z dołu, jednorazowo, transzami lub ratalnie.

I oczywiście, w umowach z konsumentami pamiętaj o obowiązku wskazania konsumentom kwot już z podatkiem VAT.

⏩Jakie najczęściej sposoby rozliczenia z klientem stosujesz?

⏩Czy zdarzyło Ci się, żeby klient nie przystał na zaproponowany sposób rozliczenia?

⏩Czy proponujesz klientom tylko jeden sposób rozliczenia czy kilka alternatywnie?

——

Więcej o sposobach rozliczeń znajdziesz w mojej książce „Kancelaria 2.0”

Co ma znaczenie przy wyborze lokalu dla kancelarii? 🤔

Wybierając lokal pod własną kancelarię warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

🔎czy szukasz czegoś dla siebie od podstaw, czy chcesz dołączyć do istniejącej wspólnoty biurowej❓

🔎na jak długo ten lokal ma być Twoją siedzibą❓ – pamiętaj, że zmiana adresu do korespondencji przy dużej ilości prowadzonych spraw bywa naprawdę uciążliwa

🔎jeśli lokal ma być Twoją siedzibą na długo: czy da się go dostosować do potrzeb rozwijającej się firmy❓

🔎czy czynsz za lokal mieści się w zaplanowanym budżecie i jak wyglądają opłaty dodatkowe (media, telefon, internet)❓

🔎w jakiej okolicy znajduje się lokal❓ – ma to znaczenie nie tylko z punktu widzenia wrażenia wywieranego na klientach, ale też Twojego bezpieczeństwa – pewnie nie raz zdarzy Ci się wracać z kancelarii w późnych godzinach

🔎czy dojazd do lokalu jest bezproblemowy❓– mam tu na myśli zarówno dojazd własnym samochodem, jak i komunikacją miejską i podmiejską, będą do Ciebie przychodzili różni klienci i ważne, aby perspektywa spotkania z Tobą nie dostarczała im dodatkowego stresu, w tej bezproblemowości mieści się też możliwość spokojnego zaparkowania w okolicy

🔎jeśli zamierzasz pracować głównie z kancelarii: w jakiej odległości lokal znajduje się od Twojego domu i sądu, w którym bywasz najczęściej❓

🔎jak się czujesz w danej przestrzeni? Jaka jest energia tego miejsca❓- czy czujesz się tam dobrze, czy łatwo możesz się skupić, czy będą tam czuli się dobrze Twoi pracownicy i klienci❓

Co według Ciebie warto jeszcze uwzględnić wybierając lokal pod własną kancelarię?

———

O wyborze lokalu szersze informacje znajdziesz też w mojej książce „Kancelaria 2.0 – jak rozwinąć własną działalność w branży prawniczej?”

🗓Skoro jeszcze mniej niż dwa i pół miesiąca do końca to czy podejmujesz jeszcze jakieś nowe działania, planujesz, zmieniasz? 🤔

🗓Jak zamierzasz wykorzystać te ostatnie 10 tygodni?🤔

Ja w ostatnim czasie postawiłam na porządki!💪🔥⚡

W domowej szafie zrobiłam przegląd garderoby – zamieniłam odzież letnią na zimową, przyjrzałam się temu, czego na pewno już nie założę i co od natychmiast musi pójść w odstawkę.🥼🧦👗

W szafie kancelaryjnej zrobiłam przegląd prowadzonych spraw na biegu – zrobiłam zestawienie tego, co i na jakim jest etapie. Teraz czas na decyzję, z którymi klientami czas się pożegnać i z którymi już na pewno nie będzie nam razem po drodze.📑📝🗂

📌 Robisz czasem taki przegląd?

Czego naprawdę potrzebujesz by otworzyć własną kancelarię? 🤔 O początkach prowadzenia kancelarii krążą różne mity😱 Te najczęstsze to:

❌Na start konieczne jest dofinansowanie, albo dotacja

MIT! Otworzyłam kancelarię bez żadnych dotacji, dofinansowań, nie korzystając ze wsparcia rodziny, ani bliskich. Mój budżet początkowy to oszczędności na poziomie ok 10 tys. zł. Sprzęty w dużej mierze kupiłam poleasingowe, kserokopiarkę dzierżawię do dzisiaj.

❌Na początek musisz mieć kilku klientów od patrona, albo poprzedniego pracodawcy

MIT! Rozpoczynając działanie własnej kancelarii ani jeden klient nie pochodził od mojego patrona, ani poprzedniego pracodawcy, ale każdy pojawiał się z polecenia osób, które mnie znały.

❌Żeby iść na swoje musisz mieć znane nazwisko, najlepiej od pokoleń

MIT! Prowadzę kancelarię w innym mieście niż to, z którego pochodzę, nie mając tu żadnych powiązań rodzinnych. To w niczym nie przeszkodziło mi rozwinąć własną kancelarię.

❌Po egzaminie zawodowym trzeba najpierw popracować u kogoś, a po kilku latach można iść na swoje

MIT! Moja kancelaria działa już od następnego dnia po ślubowaniu adwokackim. Jeśli odpowiednio wcześnie zadbasz o zdobycie wiedzy i umiejętności, a także zbudowanie sieci kontaktów i do tego chcesz prowadzić własny biznes – nie ma na co czekać.

❌Otwierając kancelarię musisz na start zainwestować w nowe meble i sprzęty

MIT! Nie musisz wydawać majątku na nowy sprzęt! Zobacz, co naprawdę jest konieczne na początku i stopniowo uzupełniaj wyposażenie. Sama na początku miałam laptopa, a router i drukarkę pożyczyłam.

❌Otwierając kancelarię musisz się liczyć z tym, że nawet do dwóch lat nie będziesz zarabiać

MIT! Od pierwszego dnia aż do dzisiaj moja kancelaria każdego miesiąca jest na plus. Zadbaj o niskie koszty stałe i o właściwe inwestycje – te najlepsze to własny rozwój, sieć kontaktów i zespół kancelarii.

❌Jeśli jesteś dobry merytorycznie szybko zbudujesz dobrze funkcjonującą kancelarię

MIT! Znam wiele osób znakomitych merytorycznie, które nie udźwignęły prowadzenia własnej kancelarii. Umiejętności merytoryczne to warunek konieczny, ale niewystarczający.

A Ty?
Z jakimi mitami się spotkałeś/aś?

W miniony weekend odbyły się egzaminy wstępne na aplikację. Gratuluję wszystkim, którzy mają już pozytywny wynik!👏

Taki czas zawsze rodzi wspomnienia jak to było gdy sama z wypiekami na twarzy czekałam, by wiedzieć co dalej!🤷‍♀️

🤔Co powiedziałabym sobie samej gdybym dziś zaczynała aplikację?🤔

✔Przemyśl wybór i zadbaj o to kto jest Twoim patronem – osoba patrona, jego podejście do wykonywania zawodu, chęć nauczenia Cię zasad sztuki mogą w przyszłości bardzo procentować. Wbrew pozorom wybór patrona naprawdę ma znaczenie!

✔Zadbaj o przemyślany wybór miejsca pracy – im większa kancelaria tym trudniej nabrać szerokiego doświadczenia, szukaj miejsc, gdzie będziesz mieć możliwość spróbowania, jaka gałąź prawa najbardziej Ci odpowiada

✔Aplikacja to nie studia – im więcej wykażesz inicjatywy własnej tym lepiej, zadbaj koniecznie samodzielnie o swój rozwój zarówno w zakresie kompetencji merytorycznych, jak i co nie mniej ważne kompetencji miękkich

✔Pytaj, dociekaj, próbuj zrozumieć – im więcej dowiesz się teraz o funkcjonowaniu w zawodzie i o współpracy z innymi podmiotami tym łatwiej będzie Ci się poruszać w świecie prawniczym

✔W trakcie aplikacji nie da się napisać za dużo apelacji, pozwów, umów – każde pismo, każda sprawa to doskonała okazja do szlifowania umiejętności praktycznych

✔Im więcej rozpraw i kontaktu z sądem tym lepiej – wykorzystaj każdą okazję, żeby uczestniczyć w rozprawach i innych czynnościach, z czasem stres maleje, a im więcej doświadczenia tym lepiej poradzisz sobie w kolejnych sprawach

✔Nawiązuj kontakty, relacje i współprace z innymi aplikantami i adwokatami – aplikacja to najlepszy czas na budowanie swojej własnej sieci kontaktów, które będą profitować w przyszłości

✔Wszędzie są ludzie – bądź życzliwa proaktywna, daj się lubić. Kultura osobista to podstawa, a przyjazna relacja z paniami w czytelni, w sekretariacie, czy szatni potrafi nieraz naprawdę ułatwić życie

✔Działaj w samorządzie aplikantów – aplikacja to dobry czas, żeby wesprzeć pracę samorządu, zrobić coś dla innych, a przy okazji nawiązać wartościowe relacje

✔Załóż bloga, konto na Youtubie, udzielaj się – niech ludzie dowiedzą się, że istniejesz

O czym jeszcze pomyśleć?

Jak poprowadzić pierwszą rozmowę z klientem?

Dobre spotkanie z klientem zaczyna się już od ustalenia terminu.

1) W sposób jednoznaczny ustal czas i miejsce spotkania, poinformuj o rozliczeniu Po ustaleniu terminu wyślij SMS, w którym potwierdzisz ustalenia, datę i godzinę spotkania oraz adres kancelarii. Wskaż kwotę za konsultację i informację jakie są formy płatności.

2) Bądź zawsze na czas Jeśli możesz się spóźnić poinformuj o tym bezpośrednio klienta, albo pracowników kancelarii i zapewnij możliwość poczekania w komfortowych warunkach.

3) Bądź życzliwy Zacznij od życzliwej wymiany zdań. Dla wielu osób, szczególnie klientów indywidualnych kontakt z adwokatem jest sytuacją mocno stresującą. Odrobina życzliwości i uśmiech na początek jest zawsze dobrym pomysłem.

4) Przygotuj się do spotkania Przygotowanie do spotkania ma dwa aspekty: merytoryczny – poznając wcześniej przedmiot spotkania możesz się do niego przygotować, odświeżyć sobie przepisy i orzecznictwo, formalny – wyłącz dźwięk w telefonie, zadbaj o to by nikt i nic nie przeszkadzało w spotkaniu i by cała Twoja uwaga skupiona była na kliencie.

5) Przygotuj dobre otwarcie rozmowy Unikam pytania klientów z czym mają problem (bo może to nie problem, a wyzwanie), nie pytam też w czym mogę pomóc (bo może klient nie potrzebuje pomocy a wsparcia). Dobrym otwarciem jest na początku rozmowy pytanie: „Co mogę dla pani/pana zrobić?”.

6) Uprzedź o planowanym czasie spotkania Na początku zakomunikuj klientowi jak to spotkanie będzie przebiegało i jakie ramy czasowe są przewidziane. Pozwoli Ci to odpowiednio nawigować rozmową i skupić się na konkretach.

7) Aktywnie słuchaj W każdej rozmowie istotne jest aktywne słuchanie, o nim mówiliśmy już wcześniej, więc sprawdź poprzednie posty. Pamiętaj o zadawaniu dobrych pytań, parafrazowaniu, przytakiwaniu i komunikacji niewerbalnej.

😎 Podsumowanie – ustal kto co ma zrobić i kiedy Na końcu podsumuj rozmowę i dokonane ustalenia. Powiedz jednoznacznie jakie są kolejne kroki: kto, co i kiedy ma zrobić. Upewnij się, że klient Cię dobrze zrozumiał i w razie potrzeby ustal czy ma jeszcze jakieś pytania.

O czym wg Ciebie warto pamiętać, aby pierwsze spotkanie z klientem nie było tym ostatnim?