Prowadząc kancelarię, zarządzając budżetem firmy i ustalając stawki wynagrodzenia warto uświadomić sobie jakie mamy koszty stałe i ile tak naprawdę kosztuje nas godzina pracy kancelarii. Oczywiście nigdy nie przewidzisz kosztów co do złotówki, ale spisując je, bardzo szybko może się okazać, że w swoich kalkulacjach w myślach coś zostało pominięte. Koszty zawsze zaokrąglaj w górę.
Kalkulacja kosztów utrzymania kancelarii pomaga ustalić, jakie rzeczywiście są koszty stałe, bez względu na to, czy zarabiasz, czy też nie, co ułatwia też podjęcie decyzji przy ustalaniu stawek, za które pracujesz i inwestycji, które planujesz. Pozwala to również oszacować, ile tak naprawdę będzie kosztował Cię np. urlop (chociażby dlatego, że w jego czasie nie zarobisz, a bieżące koszty i tak musisz ponieść).
Większość z nas, do momentu spojrzenia na zapisane liczby, nie zdaje sobie sprawy, jakie są rzeczywiste miesięczne, ani godzinowe koszty. Ja do swojej tabelki zaglądam cyklicznie (choć pewnie nie częściej niż raz na pół roku) i aktualizuję ją.
W przypadku każdej kancelarii tabelka będzie wyglądała nieco inaczej, choć wiele punktów może się pokryć. Przykładowe, choć niewyczerpujące zestawienie kosztów, może wyglądać następująco:
– czynsz za lokal kancelarii
– składki na ZUS
– media
– składka korporacyjna
– księgowość
– telefon
– internet
– wysyłka poczty
– Lex/Legalis
– paliwo
– parking
– leasing lub dzierżawa
– wynagrodzenia pracowników lub współpracowników
– zakupy do kancelarii (np. artykuły biurowe, środki czystości)
Przy kalkulowaniu kosztów trzeba mieć w pamięci, że zawsze pojawią się nieprzewidziane wydatki, na które należy mieć przygotowaną rezerwę. Co więcej, te koszty pokazują, ile kosztuje funkcjonowanie kancelarii co miesiąc, nawet jeśli nic nie zarobisz. Dodatkowo suma opisanych wydatków nie jest kwotą uwzględniającą wszystkie Twoje wydatki, ponieważ oprócz kancelaryjnych, dochodzą także te przeznaczone na codzienne funkcjonowanie, koszty utrzymania domu i rodziny. Taka operacja pozwala określić tzw. burn-rate, czyli obrazowo mówiąc, ile środków „przepalasz” z racji samego funkcjonowania i ile jest Ci potrzebne miesięcznie, aby kancelaria przetrwała na rynku.
Jaki jest Twój burn-rate? Czy znasz swoje koszty stałe? Czy wiesz ile kosztuje Twoja godzina pracy?
PS. Szerzej na ten temat w mojej książce, która wkrótce ukaże się na rynku😉